Das Erstgespräch als Interior Designerin: Warum es über Preis, Projekt und Zusammenarbeit entscheidet
Soll ich als Interior Designerin den Ersttermin berechnen? Ja – und hier ist warum.
Stell dir vor, du betrittst eine Bäckerei, in der du vorher noch nie eingekauft hast. Der Duft zieht dich rein, die Auslagen sehen gut aus, du überlegst, ob du hier künftig öfter einkaufen willst. Dann gehst du zur Theke und sagst: „Geben Sie mir bitte dieses Brot – ich schau mal, ob ich's mag, und wenn ja, bezahl ich ab dem nächsten."
Die Bäckerin würde dich anschauen. Vielleicht freundlich. Vielleicht auch nicht.
Aber sie würde nicht einfach nicken und das Brot rüberreichen.
Ein Muster, das du kennst
Genau das aber passiert täglich in Interior-Design-Büros quer durch die DACH-Region. Ein potenzieller Kunde ruft an, klingt interessiert, hat „ein paar Fragen" – und die Designerin macht einen Ersttermin beim Kunden aus, setzt sich ins Auto, fährt hin, hört zu, entwickelt erste Ideen im Kopf, fährt zurück, und das alles: kostenlos.
Als Vorleistung. Als Bewerbung um den Auftrag.
Was im Einzelfall Sinn machen kann. Doch dazu später.
Wovon ich jedoch spreche, ist nicht der Einzelfall, sondern der Standard. Der Termin, der dich unter anderem Geld kostet, vor allem aber Energie, Haltung und auf Dauer Selbstbewusstsein.
Der häufigste Grund, den ich höre, wenn ich Designerinnen frage, warum sie den ersten Termin nicht berechnen, lautet: „Ich will die Kunden nicht abschrecken." Der zweithäufigste: „Das macht doch in meiner Region niemand." Und dann, etwas leiser: „Ich wüsste nicht, wie ich das kommunizieren soll."
Hinter all diesen Antworten steckt im Kern dieselbe Überzeugung – nämlich die, dass Zeit, Wissen, Erfahrung und Urteilsvermögen nur dann bezahlt werden sollten, nachdem der Startschuss für etwas Größeres gefallen ist.
Das ist falsch. Eine Bäckerin weiß das.
Was ein unbezahlter Ersttermin wirklich kostet
Fangen wir nicht mit der Kalkulation an – denn es geht nicht nur um das Geld, das du beim unbezahlten Ersttermin verlierst, sondern um das, was schwerer zu beziffern ist: deine Energie.
Jede Begegnung, in der du dein Wissen, deine Aufmerksamkeit und deine Zeit gibst, ist eine Transaktion – ob du sie so nennst oder nicht.
Du fährst hin, du hörst zu, du analysierst. Du stellst deine ganz persönliche Energie und Zeit – die du anders nutzen
könntest – zur Verfügung. Du siehst Dinge, die andere nicht sehen. Du stellst Fragen, die dem Kunden und dir Klarheit bringen. Du bewertest, ordnest ein, denkst voraus. Das ist keine Vorbereitung auf die eigentliche Arbeit. Das ist die eigentliche Arbeit.
Wenn von einer Seite etwas fließt, sollte von der anderen Seite etwas zurückkommen. Das ist nicht nur ein kaufmännisches Prinzip. Das ist ein menschliches.
Jetzt die Zahlen, der Vollständigkeit halber: Eine Stunde Fahrzeit. Zwei Stunden vor Ort. Eine Stunde Nachbereitung im Kopf, das Angebot, das du dir grob überlegst, während du unter der Dusche stehst. Dazu Fahrtkosten, Abnutzung, die mentale Energie, die du in dieses Gespräch gesteckt hast. Dann sagt die potenzielle Kundin: „Ich überlege noch." Oder: „Wir haben uns für jemand anderen entschieden." Oder: „Mein Mann meint, wir warten noch ein Jahr."
Das ist nicht tragisch.
Tragisch ist: dass du das alles ohne einen Ausgleich gegeben hast – nicht als bewusste Entscheidung, sondern weil du scheinbar nicht wusstest, dass du die Wahl hast.
Du hast die Wahl.
Der Ersttermin als Kompass
Muss ich als Interior Designerin den Ersttermin berechnen?
Natürlich nicht. Du musst garnichts. Aber ja, du solltest es tun, wenn du Kunden gewinnen willst, die deinen Wert von Anfang an respektieren. Denn der bezahlte Ersttermin ist viel mehr als eine Frage der Kalkulation: er ist eine Probe aufs Exempel.
Wenn ein potenzieller Privatkunde nicht bereit ist, für deinen ersten Vor-Ort-Termin zu zahlen, sagt dir das etwas. Es sagt dir, dass er den Wert deiner Zeit im Zweifel nicht anerkennt. Diese Haltung verschwindet nicht nach der Auftragserteilung. Sie zieht sich durch – durch jede Rechnung, die zu hoch wirkt, durch jede Stunde, die erklärt werden muss, durch jedes Gespräch, in dem du das Gefühl hast, dich beweisen zu müssen, statt zu gestalten.
Willst du das? Ich glaube nicht.
Der Ersttermin ist ein gegenseitiger Bewerbungsprozess – kein einseitiger. Du prüfst, ob das Projekt zu dir passt. Du prüfst, ob der Mensch dahinter zu dir passt. Genau das macht der bezahlte Ersttermin sichtbar, noch bevor ein Wort über das Projekt gesprochen wurde: dass hier zwei gleichwertige Parteien entscheiden – nicht eine, die sich bewirbt, und eine, die urteilt.
Beispiel: Ich selbst biete als Mentorin bewusst ein kostenloses Kennenlerngespräch an – das tue ich, weil der gegenseitige Auswahlprozess in diesem Rahmen von vornherein für beide Seiten sichtbar ist.
Bei einer Designerin ist das nicht automatisch klar. Deshalb braucht es ein Signal – und der bezahlte Ersttermin ist das klarste, das du senden kannst.
Die Ausnahmen, die gelten
Es gibt sie – und sie sind wichtig. Aber sie sind Ausnahmen, keine Schlupflöcher.
Das erste Szenario: Das Häppchen auf dem Tresen. Die Bäckerin bietet jedem, der neugierig reinschaut, einen kleinen Bissen an – kein ganzes Brot, keine Beratung über Sauerteigkulturen, nur ein winziger Vorgeschmack. Im übertragenen Sinn für dich: ein kurzes Kennenlerngespräch von maximal 15 Minuten – telefonisch oder per Zoom. Kein Vor-Ort-Termin, keine Besichtigung, keine Ideenentwicklung, bei der bereits auf deine einzigartige Expertise zugegriffen wird. Ein erster Kontakt, in dem beide Seiten ahnen, dass die Richtung stimmen könnte. Das ist Akquise. Das ist das Appetithäppchen – der Unterschied zu einem kostenlosen Ersttermin ist entscheidend.
Das zweite Szenario: Ein Restaurantbesitzer oder Hotelchef betritt die Bäckerei und sagt, er brauche täglich 200 Brötchen für sein Frühstücksbuffet – zuverlässig, langfristig. Ein völlig anderer Kontext, ein anderes Volumen, eine andere Logik. Das gibt es natürlich auch im Interior Design: der Bauträger, der Beratung für viele Wohnungen auf einmal braucht, die Hotelgruppe mit Expansionsplänen, das Architekturbüro, das dauerhaft kooperieren will.
Wer sich in dieser Funktion vorstellt – dem begegnest du anders. Dort ist es eine anders geartete Akquise-Situation. Aber nur dann.
Das dritte Szenario: Das Traumprojekt. Es gibt Projekte, für die du andere Aufträge ablehnen würdest – weil du sie schon immer machen wolltest, weil sie dich weiterbringen, weil sie zu dir passen wie kaum ein anderes. Die Entscheidung, dort keinen Ersttermin zu berechnen, kannst du treffen – bewusst, aus Überzeugung und aus einer Position der Stärke.
Das ist Selbstbestimmung.
Der entscheidende Unterschied: Du entscheidest. Nicht der Kunde.
Für den Privatkunden-Ersttermin gilt in allen anderen Fällen: Die Regel ist klar.
Ein mögliches Kompromiss-Modell – und meine ehrliche Meinung dazu
Es gibt Designerinnen, die den Ersttermin zwar berechnen, ihn aber bei Auftragserteilung verrechnen – also anrechnen. Das ist besser als nichts, und ich verstehe den Gedanken dahinter: Die Hürde für den Kunden sinkt, der Einstieg fühlt sich leichter an.
Ich mache es nicht so. Für mich wirkt es wie ein Sonderangebot – und Sonderangebote senden ein Signal, das ich nicht senden möchte. Wer einen Termin mit mir möchte (und auf den keine der oben genannten Ausnahmen zutrifft) zahlt ihn. Punkt. Weil ich weiß, was ein solcher Termin wert ist – und weil ich möchte, dass mein Gegenüber das von Anfang an auch weiß.
Du musst das nicht genauso sehen. Aber ich empfehle dir, dir diese Frage ehrlich zu stellen:
Verrechne ich, weil es für mich und meinen Kunden das Richtige ist – oder weil ich mich damit besser fühle, weil ich eine finanzielle Gegenleistung verlangt habe?
Wie du das kommunizierst, ohne dich zu rechtfertigen
Der größte Stolperstein ist nicht das eigentliche In-Rechnung-stellen – sondern die Überzeugung, dass du dich irgendwie erklären musst.
Die Bäckerin sagt jedoch nicht: „Ich berechne das Brot, weil ich früh aufstehe und das Mehl teuer ist und ich auch Miete zahlen muss." Sie sagt: „Das macht 4,20 €." Punkt.
Genauso klar kann deine Kommunikation sein. „Für den Ersttermin bei Ihnen vor Ort berechne ich X Euro – darin enthalten ist..." – und dann kommt nicht eine Rechtfertigung, sondern eine Beschreibung dessen, was deine potenziellen Kunden bekommen. Was du besprichst, was du feststellst, was am Ende des Termins für sie klar ist.
....und nein – der Handwerker, der zum Aufmaß kostenlos kommt, ist kein Vergleich. Das Aufmaß ist eine technische Notwendigkeit, keine intellektuelle Leistung.
Der Ersttermin einer Interior Designerin ist beides.
Katja A. Marocke ist Interior Designerin seit 1992 und Mitgründerin der Interior Designers Academy. Sie begleitet Frauen dabei, sich ein Interior-Design-Business aufzubauen, das sie trägt – finanziell, persönlich und emotional.